Organiser vos dossiers de réponses pour optimiser votre efficacité

Bien organiser vos dossiers de réponses vous permettra de mieux suivre vos affaires et d'optimiser vos processus de réponse. Nous vous recommandons donc d'adopter la structure de dossier suivante :

Description des différents dossiers

AO approchés

AO pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou bien vous vous êtes concertés afin de savoir si vous alliez répondre.

AO approchés \ AO refusé

AO détectés pendant votre veille et pour lesquels vous avez manifesté un intérêt ou bien vous vous êtes concertés afin de savoir si vous alliez répondre et pour lesquels vous avez finalement décidé de ne pas poursuivre..

AO attente de réponse

AO auquel vous avez répondu et attendez la décision de l’acheteur.

AO attente de réponse \ AO en négo

AO qui étaient en attente de réponse et pour lesquels l’acheteur fait une négociation.

AO en cours de traitement

Ce dossier comprends tous les AO en cours de traitement. chaque sous-dossier comprend l'ensemble des documents de la consultation ainsi que l'ensemble des documents de votre dossier type (cf. ci-après). Chaque dossier de réponse doit suivre une nomenclature précise. Nous recommandons de mettre en premier l'année, le mois et le jour de date limite de l'AO.

Par exemple, le format suivant...

• AAAAMMJJ_TYPE DE PRESTATION_RESPONSABLE DE L'AO_ORGANISME PUBLIC

...donne :

• 20231215_INTEGRATION TECHNIQUE_JEAN DUPONT_MINISTERE DE LINTERIEUR

AO gagné

Placez ici tous vos dossiers de réponse pour les AO que vous avez remporté.

AO perdu\Motifs détaillés demandés

AO perdus pour lesquels vous avez fait une demande de complément auprès de l’acheteur afin de mieux comprendre la notation et le jugement de votre offre.

AO perdu\Motifs détaillés reçus

AO perdus pour lesquels vous avez reçu une explication détaillée de l’acheteur. Les informations obtenues devront être reportées dans un outil de suivi, une grille d'analyse concurrentielle recensant l'ensemble des informations concernant la notation de votre offre par rapport à celle du candidat retenu.

Bibliothèque\Candidature

Regroupe tous les documents nécessaires à la mise en place de la partie candidature pour le dossier type.

Bibliothèque\Eléments offre

Tous les éléments techniques pertinents à l’élaboration des offres de façon générale.

Exemple : brochures commerciales, exemple de livrables, sources pour organigrammes etc.

Bibliothèque\Dossier type

Dossier de réponse type à préparer :

• 01-Attestation sur l’honneur CMP 2006 (pré-renseigné)

• 02-DC 1 (fourni dans REPONSES AUX MARCHES PUBLICS\Bibliothèque\Candidature\DC)

• 03-DC 2 (Idem)

• 04-Annexe au DC2 (capacité financière et moyens humains et matériels) = présentation de l’entreprise dans MT (fixe)

• 05-Dossier administratif (attestations URSSAF, Kbis, attestations de régularité fiscale etc. dans REPONSES AUX MARCHES PUBLICS\Bibliothèque\Candidature) - à mettre à jour régulièrement

• 08-RIB

• 09-Mémoire technique type

Pour information :

Pièces de la candidature :

• 01-Attestation sur l’honneur CMP 2006

• 02-DC 1

• 03-DC 2

• 04-Annexe au DC2 (capacité financière et moyens humains et matériels) = présentation de l’entreprise dans MT

• 05-Dossier administratif (attestations URSSAF, Kbis, attestations de régularité fiscale etc.)

Pièces de l’offre :

• 06-Acte d’engagement

• 07-DPGF / BPU / DQE

• 08-RIB

• 09-Mémoire technique

• …